AMÉLIOREZ VOTRE PRODUCTIVITÉ EN ÉVITANT LES ERREURS DE GESTION DU TEMPS
Dans un monde en constante évolution, les entreprises cherchent en permanence des moyens de rester compétitives tout en maximisant leur production et leurs résultats. L’un des problèmes qui est souvent rencontré dans les petites entreprises et qui est la cause d’une baisse de productivité est la gestion du temps. Avec la grande quantité de tâches à accomplir en souvent peu de temps, la gestion du temps devient un enjeu primordial dans le but de rester efficace et compétitif.
Cet article a pour but de faire réaliser certaines des erreurs les plus probable que vous faîtes dans votre entreprise et qui nécessite d’y apporter une certaine attention. De cette façon, en y prenant conscience, vous serez en mesure de faire les ajustements pour vous permettre de profiter au maximum du potentiel de votre entreprise.
1. Ne pas analyser les processus
L’une des principales erreurs, qui est responsable d’une grande perte de temps, est de ne pas analyser les processus d’affaires de votre entreprise. Prendre le temps de faire cette analyse vous permettrait de mettre en évidence les tâches qui consomment le plus de temps sans pour autant apporter de réelle valeur ajoutée.
Après avoir effectué cette analyse, vous pourrez être en mesure de repérer les étapes qui peuvent être simplifiées ou même complètement éliminées. De cette façon, vous allez gagner un temps précieux qui pourra être consacré à des tâches plus productives.
Pour faire l’analyse de vos processus, vous pouvez vous y prendre de plusieurs façons. Cependant, l’une des méthodes les plus efficaces consiste à les documenter, c’est-à-dire les mettre sur papier de manière détaillée, puis les évaluer pour en voir les possibilités de les simplifier. Vous pouvez aussi comparer vos méthodes de travail avec les meilleures pratiques dans votre secteur.
En commençant par faire l’analyse de vos processus d’affaires, vous gagnez déjà une base solide en identifiant les opportunités de gagner du temps. Sans cette analyse, votre entreprise court le risque de consacrer du temps et de l’argent à des activités qui ne sont pas les plus pertinentes.
2. Ne pas impliquer les employés
La deuxième erreur courante que commettent les entreprises en matière de gestion du temps est de ne pas inclure leurs employés dans l’analyse des processus et la recherche d’efficacité. Lorsqu’il s’agit de signaler des inefficacités dans les processus du quotidien, les employés sont souvent sur la première ligne. Ce sont généralement eux qui vivent les problèmes, mais n’ont pas toujours le pouvoir, les compétences ou les capacités de régler ces problématiques. Leur engagement actif peut contribuer à mettre en évidence les opportunités concernant la gestion du temps et à élaborer des solutions viables pour améliorer les processus.
Votre entreprise peut bénéficier d’un flux continu d’idées et d’un retour d’expérience en engageant les salariés dans les étapes d’une amélioration continue. La participation des employés à la mise en œuvre des mesures d’amélioration peut également accroître leur acceptation et leur adhésion aux nouvelles pratiques de travail. L’implication de ceux-ci peut également contribuer à favoriser une culture dans laquelle chacun est encouragé à proposer des suggestions pour améliorer les processus et à coopérer pour atteindre des objectifs communs.
Associer les membres du personnel aux efforts d’amélioration continue peut faire bénéficier à votre entreprise de leurs connaissances et de leur expérience afin d’atteindre vos objectifs en matière de délais et de coûts. En contribuant à l’identification des inefficacités et en coopérant à la mise en œuvre de solutions durables, les employés peuvent jouer un rôle crucial dans l’amélioration des processus et de la gestion du temps.
3. Ne pas mesurer les résultats
Que ce soit dans le but de mieux gérer son temps ou pour atteindre des objectifs en général, ne pas mesurer et suivre les résultats est une grave erreur. En mettant en place des outils ou des indicateurs pour évaluer les performances, vous pourrez évaluer à la fois l’état de votre situation actuelle, mais également pouvoir comparer l’impact des nouvelles mesures. Ainsi, il vous sera possible de juger si vos nouvelles méthodes contribuent réellement à une amélioration de votre gestion du temps.
La mesure des résultats permet à votre entreprise de suivre les progrès de vos réalisations pour s’assurer de continuer à produire des effets positifs. Ce sont ces mesures qui permettront d’identifier les processus qui peuvent avoir besoin d’amélioration, comme vu à la première erreur. Elles vous permettront de guider vos efforts dans le but de maximiser votre temps.
Les mesures que vous faîtes doivent être pertinentes et adaptées dans le contexte de l’entreprise et en phase avec ses objectifs. Vous pouvez par exemple calculer le temps nécessaire pour effectuer une tâche spécifique ou déterminer le nombre de fois que celle-ci doit avoir lieu. Cependant, il faut aussi prendre en considération le plan financier pour que cette optimisation soit profitable.
4. Ne pas prioriser les actions d’amélioration
Une fois que les processus sont analysés, les problèmes sont identifiés et que des solutions ont été proposées, la quatrième erreur est de ne pas les prioriser. Chacune des solutions a un impact et une période de mise en place qui sont différentes. Il peut être très tentant de vouloir résoudre tous les problèmes en même temps. Sachant qu’il y en a, qui veut continuer à en garder dans les bras? Cependant, essayer de vouloir tout régler en même temps revient à être plus contre-productif que ne rien faire. En vous dispersant, vos résultats mettront plus de temps à se manifester et vous risqueriez de vous décourager en abandonnant l’adoption de ces solutions que vous jugerez inefficaces
En priorisant les propositions d’amélioration sur plusieurs critères, vous mettez les chances de votre côté à déterminer ce qui est le plus important pour votre entreprise. Vous pouvez vous baser sur des critères tels que le potentiel d’impact, le coût de mise en œuvre ou le temps nécessaire pour la mettre en place, par exemple. Assurez-vous que les critères choisis correspondent aux objectifs et aux valeurs de votre entreprise. Vous pourrez ainsi classer les améliorations de celle de la plus haute importance à la moins pertinente.
Par exemple, il peut être avantageux de se consacrer à une solution plus coûteuse et qui prend du temps si elle permet d’améliorer la qualité des services offerts et la satisfaction des clients. D’un autre côté, une solution plus rapide à mettre en place et moins cher, mais qui n’a que peu d’impact sur les objectifs de l’entreprise pourrait être laissée dans l’état actuel, voire abandonner. Bien que la première option nécessite plus de ressources, elle offrira un plus grand retour sur investissement.
5. Ne pas intégrer l'amélioration continue dans la culture de l'entreprise
L’amélioration continue n’est pas seulement une initiative ponctuelle que l’on peut délaissée après avoir mis en place une solution. Il s’agit d’une démarche continue afin d’améliorer votre entreprise de jour en jour en l’intégrant dans les pratiques de l’entreprise.
Pour que cette intégration dans la culture de l’entreprise puisse avoir lieu, il est nécessaire à la fois que les dirigeants et les employés comprennent l’importance de ces méthodes, des impacts potentiels et qu’ils y soient engagés. Pour les impliquer et les sensibiliser, il est essentiel de mettre en place de la formation pour pouvoir appliquer les meilleures pratiques et maintenir une bonne communication.
Il revient même aux dirigeants de donner l’exemple en intégrant l’amélioration continue dans leur propre pratique de travail et en fournissant des ressources pour soutenir les différentes initiatives. Il faudrait même mettre en place un système de reconnaissance et de récompenses pour les employés qui participent activement au processus d’amélioration continue.
L’amélioration continue se doit d’être une démarche continue, pas seulement un projet à court terme. Les processus doivent donc être régulièrement réévalués et les améliorations doivent être intégrées dans les pratiques de l’entreprise pour assurer une amélioration constante de la performance.
Il faut prendre en compte les erreurs fréquentes en matière de gestion du temps afin de les éviter et d’adopter une approche proactive en matière d’amélioration continue. En analysant les processus, en impliquant les employés, en mesurant les résultats, en priorisant les actions d’amélioration et en intégrant l’amélioration continue dans la culture de l’entreprise, il est possible d’améliorer significativement la productivité et les résultats.
Cependant, il faut souligner que l’amélioration continue est une démarche continue qui nécessite un investissement constant. Si vous souhaitez obtenir des résultats durables et maximiser le retour sur investissement de vos efforts, n’hésitez pas à nous contacter pour vous accompagner dans votre démarche.